溝通卡關？企業承辦與廠商的溝通經驗分享

辨識承辦窗口-利害關係人：

承辦窗口是指我們與企業內外的合作夥伴溝通的管道。

確認利害關係人是溝通中的重點，因為那是對我們合作相關影響最直接的人。

利害關係人是指與我們有權利、責任或利益相關的人。

釐清承辦的狀況：

有時候我們不清楚承辦的層級和決策權限，導致無法做出決定。

辨識合作夥伴是否給力是提高合作順暢度的關鍵。

在尋找合作夥伴時，要確保其品質。

溝通提問的藝術：

面對企業窗口時，提問是一種藝術，相同問題的不同問法會引導出不同的結果。

不要僅僅問價格，而是先思考自己的目標和需求是什麼。

根據需求提問，例如辦講座只是一種形式，真正要解決的是什麼問題？

不被價格綁住思維，思考是否有其他解決辦法。

常以問題為導向：

主管通常是以問題為導向，想要解決問題，而講座只是方法之一。

承辦應該思考問題的根源，而不僅僅考慮講座。

在溝通中，思考廠商能否提供解決問題的方式或方法。

因此，與企業窗口和廠商的溝通是成功合作的關鍵。在溝通中，我們應該辨識利害關係人、思考問題的根源，並提出明確的需求。避免僅僅著重於表面的價格。

 關於溝通提問的藝術，可以有個生活化的例子:

大家有沒有在Line上突然被問說”禮拜一有沒有空?”的經驗。

 這題大家都知道不好說，可能有空，可能沒空。

所以我們就會追問說到底是什麼事情?因為事情性質，取決到底有沒有需要播出這個時間。這就是提問精細度跟完整度的差別了。

另外，在與企業進行交涉或處理事務時，還會出現一種情況是我們需要特別提醒的，請內部窗口不要成為單純的傳聲筒。

傳聲筒的概念類似於將未加工的資訊直接傳給另一個人，沒有進行整合，這樣做決策就變得困難，很多事情都受到他人的影響，而缺乏內部整合。

 當雙方在合作時，不確定因素就會增加，推進工作也變得困難。

 舉個例子，我們需要調整一場講座的時間，我們需要統整企業內部有哪些時間可以使用，整合團隊的時間安排，而不是讓每個主管提供自己的時間，然後我們再尋找共同的時間。

 重點是不要讓一方過於被動，因為像我們醫療人員，很多時間都花在處理病人的事情上，所以不需要太多規劃流程的細節。但當我們擔任企業窗口時，需要進行很多規劃，提交公文時需要注意很多細節。這需要時間，如果雙方都沒有專案管理或項目管理的能力，就容易出現無法完成或來不及完成的情況。

因此，不要當傳聲筒，要將資訊整合起來，不要被動地接收訊息。綜合掌握情況後，就有調整的空間，也是工作中良好風險管理的意義。

 生活中的例子：

當承辦窗口在問你問題時，或者說有時候他跟你索取一份東西，比如要求你交簡報。常常會聽到他問：”你今天可以給我交簡報嗎？”但可能該場次是一、兩個月後的事情。

其實有時候，大家首先想到什麼就先交辦下去，不論是承辦窗口還是主管。

如果我們沒有先考慮這件事情的優先順序，你可能會誤以為對方是要求立即交件。如果今天問你說：”請問今天可以交簡報給我嗎？”我之前聽到時也會感到壓力，以為他的意思是今天要交給他，內心會有很多猜測。但實際上他指的是兩週後的事情，為什麼現在就要交？

其實我們要知道，他只是問一個問題而已。正確的做法是，你要提出你的工作流程和看法，例如我會在這個活動開始前的一周提供簡報。這樣可以避免誤解和不必要的壓力。

最好的方法，是去思考一下，對方問這個問題，他要得到的答案是什麼?

 例如說他要這份簡報，是要做什麼?

有的公家機關要簡報，是真的要先確定裡面的內容沒有一些不適合講的東西，或是在簽名的時候，一定需要看到課程內容。而有時候制式流程就是會在固定時間跟你要簡報的。

而我們也要考慮如果主管跟你要這個東西，會不會是想要看其中某一個數字而已。你其實都可以反問去確認說，真正要的是什麼?接著就可以去安排工作的優先順序，就不會被主管的一句話嚇到。

另外分享一個很實際的優質案例，他是我們自己內部的廠商，在跟我們對東西的時候，只要每隔一小段，就問說”知道我要表達的意思嗎?”、”到這部分我有表達清楚我的意思嗎?”

他會分段確認，我們有沒有理解他的意思想法，這部分就是一個積極溝通的表現。

這個超值得學習!這樣不會在整個事情都講完之後，才有人覺得說，沒有收到我的訊息，在尾聲時可能已經累積太多資訊了，會很雜亂。

要套用到生活直接應用，就是對談一個段落以後，重複回顧剛剛的重點。

另外還有一塊，就是跟窗口或是重要的厲害關系的人對談的時候，面對主管，如果不同的分級程度沒有搞清楚，很容易就得罪人。

像我們有時候有些伙伴，進去看到的層級是總經理，那全程應該要稱他總經理，如果我進去的時候直接叫人家經理，這個會出事！所以我們進企業的時候，要注意窗口或是某些主管在哪些主管的管理之下。也先跟大家分享一個比較直接可以應用的，如果你沒有辦法搞清楚這些位置，那就是統稱長官就好，就是長官好。

不過如果他真的是總經理，或是他是董事長，我們還不認識他，這樣會真的說不太過去。

當然企業裡面很重要的幾個關鍵人物，我們一定要知道他是誰，然後怎麼稱呼。如果今天我們是企業的正職員工，總要知道這些發薪水給你的人是誰的。