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居家辦公「儀式感」很重要!心理師分享5個提高效率秘訣

《心理師,WFH效率好差怎麼辦?》心理師教你幾招增加效率小訣竅!

因應三級防疫措施,不少民眾都改成居家辦公,然而這樣的工作模式,對於習慣將工作與生活區隔的上班族感到相當不適應。多數勞工有著規律、固定的工作時間、環境,幾點打卡上班,幾點午餐午休,幾點離開公司,下班後就可以好好擁有自己的時間。

 

不管是規劃進修、和親友聚會,或是好好的放鬆休閒。就算非固定工時,但也有一套上下班區隔的工作班表。但這樣的工作作息,在一個月前被三級防疫打亂了。

如何疫情在家增加效率?

企業管理模式及時間規畫,目的是為了提高工作效率、穩定工作情緒、降低成本耗損。然而因為疫情work from home的緣故,我們過往習慣和熟悉的工作模式改變,也帶給人們更多的壓力與適應上的困難。

 

加拿大心理學家Hans Selye提出,人們在面對突如其來的改變,會經歷警戒、適應抵抗、衰竭這三個階段,同時也會有著壓力、焦慮、挫折等情緒,我們稱這樣的歷程叫做一般適應症候群(general adaptation syndrome, GAS),這也是我們在面對疫情挑戰所遇到的過程。

 

人們在面對問題,往往都會想說該怎麼辦,事情要怎麼處理,喚起我們過往擅長的問題處理機制。然而當人們過去的解決方式,無法處理現在遇到的困境時,就會引發人們的負面情緒而感到低落,並嘗試不同的問題解決方案。

 

解決問題和事件情緒是一體兩面的狀況,但人們為了快速有效解決問題,往往只會著眼於問題而忽略情緒的因素。

 

這段時間舉辦了幾場居家辦公講座,透過學員的回饋,會發現大家的問題主要有幾點:

 

1. 工作效率及時間管理不佳
2. 居家環境干擾
3. 受疫情影響的情緒怠惰與低落
4. 工作任務因居家模式而難以執行
5. 職場人際上同仁與主管的互動緊繃

 

這段時間面對的居家辦公,我想分為工作壓力情緒和工作模式調整,這兩個面向來探討:

疫情期間的情緒與壓力

美國CDC (疾病管理局)指出在2020年6月後疫情爆及封城期間,大約有4成以上的人情緒跟心理的健康惡化,自殺意念及成癮物質濫用都有顯著提升。未成年青少年的正向情緒降低,負向情緒如哀傷、憤怒、焦慮等情緒提升許多。

 

在這樣的情況下,探討如何提高居家辦公的工作效能,或是處理疫情間的醫療、家庭、感情等議題。更重要的是,穩定自己的情緒和壓力。如何轉念面對疫情的新生活,透過在生活中的舒壓、放鬆、專注,穩定自己的情緒。

 

我們可以透過「安、靜、能、繫、望」口訣,保持安全的防疫措施、降低新聞媒體接觸保持平靜、多運動充實防疫知識與能力、多與親友聯繫保持社交互動、保持希望相信疫情會過去這五個要訣,來調適疫情帶來的情緒。

 

同時提醒自己要和情緒共處後,我們才有心力去面對疫情帶來的挑戰。那我們接著就來談談居家辦公的狀況。

 

居家辦公的時間管理與工作模式

我在疫情之前,因身為自由接案的心理師,常常需要在家備課和準備演講稿,也摸索出五個居家工作的訣竅和大家分享。

(一)穩定作習

穩定每日的工作作習放在第一點,因為這是最重要的關鍵。許多人因為居家辦公後,省去通勤的時間,就開始熬夜晚睡,連帶影響到隔天早上的工作狀態。應保持在平日起床時間,更有餘裕的吃早餐,也避免一起床就開工。

 

不少夥伴反映常常會忙到沒有休息或忘記吃飯,公司的午休時間就是規定你休息和進食;如長期下來沒讓身體休息,身體的胃痛或頭痛等症狀都會開始出現。再來就是固定的下班時間,不要讓自己無止盡的投入工作,工作和生活的界線,會因為居家辦公變得模糊,如何保持生活與工作界線,是居家辦公期間的重要課題。

 

(二)設定辦公空間

居家辦作期間,盡可能在辦公桌椅上工作,空間有限可以掛一條布把床和書桌隔開,不然很容易伸個懶腰就躺到床上去了。如果是與家人同住沒有辦工的家具,也盡量維持一塊空間,告訴家人這是你辦工的區域。

例如可以使用膠帶,將空間框住,或是擺放巧拼。這樣的目的是隔開家人活動與你的辦公空間。我聽說有父母會在邊界擺放紅黃綠燈,代表這個時候孩子能否過來找他。每個人家庭環境和空間會有所限制,不一定能有理想的辦公空間,但如果能有所區隔,在心態上相信會能幫助工作與生活劃分。

 

(三)維持儀式感

夥伴分享自己因為在家工作,心態變得懶散、提不起勁,忍不住就是會摸一下。我會作一些"開關"的行為,告訴自己要開始工作。

例如近期夏日炎熱,我就會開啟冷氣,告訴自己該工作了;泡一杯咖啡,坐下來開始動工;打開工作集中音樂/白噪音,提醒自己進入工作狀態。

這些開關不一定開了就能開工,但開開關關多開幾次,還是能幫助自己收心。

 

(四)心態調整,上班不會做的事,居家辦公也要避免

很多人還習慣在家裡就是要放鬆、下班,心理上抗拒在家工作。但現在因為疫情,必須也不得不在家上班。那麼就要提醒自己現在在上班,像是開Netflix追個劇、無聊翻一下冰箱、想到和朋友聊個天,平常上班不會做的事情就需要避免。

 

(五)番茄時間工作法

番茄時間工作法,之前因為唐鳳政委分享而聲名大噪。它是一種讓你在集中精神於高專注事務的工作模式。主要是透過25min工作,休息5min,持續數個循環。這樣的工作方式強調事前規劃、調整節奏。過去曾嘗試幾次,發現是個很有效率但不容易執行的工作模式,如果自律甚嚴的夥伴,可以上網搜尋,在此不再贅述。

 

講座學員提及,因為疫情和同事主管的人際關係緊繃、對工作缺乏熱忱,或是工作能力不足或不適任。我想這些狀況可能本來就存在於你的職場之中,疫情就像是個放大鏡,它讓我們不得不去正視原有的問題。今天主要在談的是因疫情而改變的工作模式,但根本職場上的問題,還是要回到你如何面對工作的部分探討。

 

因為疫情感到情緒起伏、工作效率下滑,這都是必然的。以上分享的居家工作策略也不是絕對,重點還是在於你怎麼去調適到一個平衡穩定的工作狀態。

面對未知的疫情,我們能做的就是穩定自己,專注於我們所能做的。

祈禱疫情早日結束,大家都能平安度過。

 

我是諮商心理師張誌閔,我們下次見!

 

圖片來源:photo from freepik

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